内定辞退メールの例文 新卒・転職・承諾後・件名の書き方・電話との使い分けなど

第一志望から内定の連絡が届き、もう1社には断りを入れなければならない。採用担当者の顔も浮かぶので、どう書けば角が立たないのか、メールだけで済ませて失礼にならないのか、手が止まってしまう人は少なくありません。

結論から書くと、内定辞退はメールで伝えて問題ありません。ただし、回答期限が迫っている場合や内定承諾書をすでに提出している場合は、電話を組み合わせたほうが誠実に伝わります。キャリタス就活の調査では、2027年卒の学生が2026年10月1日時点で持っている内々定は平均1.67社。複数の内定を比べて1社を断る場面は、多くの人に起こるごく普通の手続きです。

この記事でわかること

• メールと電話の使い分けの判断基準
• 件名・宛名・本文の基本構成
• 新卒・転職・内定承諾後など状況別のコピペできる例文
• 返信が来たとき・来ないときの対応
• 送る前に見直したいNG例

内定辞退はメールで伝えていい？電話との使い分け

実際に、採用担当者は1日に数十通のメールを処理しています。記録が残り、相手の都合のよい時間に読めるメールは、企業側にとっても扱いやすい連絡手段です。一方で、次のようなケースでは電話を先に入れ、そのあとメールで改めて伝える流れが安心です。

電話をかけるなら平日10〜12時・14〜17時

始業直後の9時台、昼休みの12〜13時、終業間際は避けたほうがつながりやすくなります。担当者が不在なら「改めてお電話いたします」と伝えて切り、折り返しを求めないのがマナーです。電話で伝えた後のメールは「先ほどお電話でお伝えした件につきまして」と書き出せば、内容の行き違いも防げるでしょう。

連絡は決めた当日中に

企業は辞退者が出た時点で、補欠の候補者に連絡したり追加募集を検討したりするのが一般的です。迷っている時間が長いほど、相手の採用計画に影響が出ます。辞退すると決めたら、その日のうちに送るのが一番の配慮です。

内定辞退メールの基本構成と件名の書き方

内定辞退メールは、長く書くほど丁寧になるわけではありません。採用担当者が知りたいのは「辞退するという結論」と「誰からの連絡か」の2点です。本文は300〜400字程度が読みやすい長さです。

件名は「用件＋氏名」で一目でわかるように

件名だけで内容が伝わるようにしておけば、担当者が受信箱から探す手間を省けるでしょう。

• 新卒の場合：内定辞退のご連絡（〇〇大学 山田太郎）
• 転職の場合：内定辞退のご連絡／山田太郎
• 企業からのメールに返信する場合：件名の「Re:」は残したまま、冒頭に「【内定辞退のご連絡】」を足す

企業から届いた内定通知メールに返信する形をとると、やりとりの履歴がひとつのスレッドにまとまり、担当者が経緯を追いやすくなります。

本文は6つのパーツで組み立てる

1. 宛名：会社名・部署名・担当者名（株式会社は「（株）」と略さない）
2. 名乗り：大学名・学部や氏名、選考で使っていた情報
3. 内定へのお礼：1文で十分
4. 辞退の結論：「誠に勝手ながら、内定を辞退させていただきたく」と明確に
5. お詫び：時間を割いてもらったことへのお詫び
6. 締めと署名：氏名・電話番号・メールアドレス

辞退理由は「一身上の都合」でも失礼ではない

理由を細かく書く義務はありません。書く場合も「他社からの内定を受け、熟慮の結果」「自分の適性を考え直した結果」程度にとどめます。辞退する会社の待遇や社風への不満を書くと、たとえ事実でも相手に不快感だけが残ってしまいます。社名を出して他社と比べる書き方も避けましょう。

状況別 内定辞退メールの例文

ここからは、そのまま使えるように例文を状況ごとにまとめました。〇〇部分を書き換えて使ってください。

例文1：新卒（就活生）の基本パターン

件名：内定辞退のご連絡（〇〇大学 山田太郎）

株式会社〇〇
人事部 採用担当 〇〇様

お世話になっております。〇〇大学〇〇学部の山田太郎です。
このたびは内定のご連絡をいただき、誠にありがとうございました。

大変恐縮ではございますが、熟慮を重ねた結果、貴社の内定を辞退させていただきたく、ご連絡いたしました。

選考では多くのお時間を割いていただいたにもかかわらず、このようなご連絡となり誠に申し訳ございません。本来であれば直接お詫びすべきところ、メールでのご連絡となりますことをお許しください。

末筆ながら、貴社の今後のますますのご発展をお祈り申し上げます。

山田太郎
〇〇大学〇〇学部〇〇学科
電話：090-XXXX-XXXX
メール：xxxx@xxxx.ac.jp

例文2：転職（中途採用・直接応募）の場合

転職では、現職の業務と並行して選考を受けている事情を採用担当者も理解しています。学生よりも簡潔に、ビジネスメールの形式でまとめると好印象です。

株式会社〇〇
人事部 〇〇様

お世話になっております。〇月〇日に内定のご連絡をいただきました山田太郎です。
このたびは高い評価をいただき、心より感謝申し上げます。

誠に恐縮ながら、検討を重ねた結果、内定を辞退させていただきたく存じます。面接では事業の方向性について丁寧にご説明いただき、最後まで悩みましたが、現在の自分の経験をより活かせる環境を選ぶ決断をいたしました。

貴重なお時間を割いていただいたにもかかわらず、ご期待に沿えず申し訳ございません。末筆ながら、貴社のご発展をお祈りいたします。

山田太郎
電話：090-XXXX-XXXX
メール：xxxx@xxxx.com

転職エージェントを通して応募した場合は、企業に直接メールせず、担当アドバイザーに伝えるのが基本です。エージェント経由の伝え方は転職エージェント経由の内定辞退ガイドで詳しくまとめています。

例文3：内定承諾後に辞退する場合（電話の後に送る）

承諾書を出したあとでも、入社前であれば辞退はできます。期間の定めのない雇用契約は、民法627条により申し入れから2週間で解約できると定められているためです。とはいえ企業側の負担は大きいので、まず電話で伝え、そのあとお詫びのメールを送ります。

株式会社〇〇
人事部 採用担当 〇〇様

お世話になっております。山田太郎です。
先ほどお電話でお伝えしましたとおり、内定を承諾したにもかかわらず辞退を申し出ることとなり、大変申し訳ございません。

入社に向けてご準備を進めていただいていたなか、多大なご迷惑をおかけしますことを深くお詫び申し上げます。ご送付いただいた書類につきましては、ご指示に従い速やかに返送する所存です。

重ねてお詫び申し上げますとともに、貴社のご発展を心よりお祈りいたします。

山田太郎
電話：090-XXXX-XXXX

入社承諾書・誓約書・健康診断の案内などを受け取っている場合は、返送や破棄の方法を確認しておくと、その後のやりとりも安心です。

例文4：面接日程が決まっている段階での選考辞退

株式会社〇〇
採用担当 〇〇様

お世話になっております。〇月〇日〇時より二次面接のお時間をいただいております山田太郎です。
誠に勝手ながら、一身上の都合により、選考を辞退させていただきたくご連絡いたしました。日程を調整していただいたにもかかわらず、申し訳ございません。

貴社のご発展をお祈り申し上げます。

面接の前日・当日の辞退は、メールに加えて電話も入れておくと、面接官の予定も確実に空けてもらえるでしょう。

送る前に確認したいNG例と注意点

例文どおりに書いても、細部の抜けで印象を下げてしまうことがあります。送信ボタンを押す前に、次の5点を見直してください。

よくある失敗5つ

• 深夜・早朝に送る：予約送信を使い、平日の9〜18時に届くようにする
• 宛名の誤字：担当者名の漢字違いは、どれだけ丁寧な本文でも目立つ
• 結論が最後：お礼や近況が長く、辞退の一文が後半に埋もれている
• 他社名を書く：「〇〇社に決めました」は不要な情報
• 連絡しないまま放置：いわゆる「サイレント辞退」は、業界によっては取引先や将来の転職先で名前が知られるおそれもある

返信が来たときの対応

多くの企業は「承知しました」と短い返信をくれます。この場合、さらにお礼を返す必要はありません。やりとりが往復し続けると、かえって担当者の手間になるためです。「理由を詳しく聞かせてほしい」と面談や電話を求められた場合は、応じるかどうかは自分で決めて構いません。応じるなら15分程度と時間を区切り、辞退の意思は変わらないことを最初に伝えます。

2〜3営業日返信がないとき

メールが迷惑メールフォルダに振り分けられていることもあります。3営業日たっても反応がなければ、電話で「〇日にメールをお送りしたのですが、届いておりますでしょうか」と確認すると安心です。

引き止められても気持ちは変えない

中途採用では「年収を上げるので考え直してほしい」と条件を変えて引き止められる例もあります。迷いがあるなら、条件面を比較する時間を正直にもらうのも一つの方法です。ただ、決めたあとで翻すと双方に負担が残るので、辞退の連絡は意思が固まってから送りましょう。

【転職エージェントナビ】

内定辞退メールのよくある質問

Q1. 内定辞退はメールだけで本当に失礼になりませんか？

回答期限まで余裕があり、承諾前であれば、メールだけでも失礼にはあたりません。企業によっては採用サイトのマイページから辞退手続きを案内しているケースもあります。承諾後や期限当日は電話を先にしましょう。

Q2. 土日や祝日に送ってもいいですか？

送ること自体は問題ありませんが、担当者が読むのは休み明けになります。予約送信で月曜の午前に届くように設定しておくと、ほかのメールに埋もれにくくなります。

Q3. 辞退理由を正直に書かないと嘘になりますか？

理由を書かずに「一身上の都合」とするのは、一般的なビジネスマナーの範囲です。事実と違う理由を作る必要はなく、話せる範囲を簡潔に書けば十分です。

Q4. 内定承諾後に辞退すると損害賠償を請求されますか？

入社前の辞退で損害賠償が認められる例はごくまれと言われています。ただ、研修費や制服代などを企業が負担している場合は、返却や実費の相談が出ることもあるため、案内された内容には誠実に対応しましょう。

Q5. 内定者懇親会に出たあとでも辞退できますか？

辞退できます。懇親会や面談への参加は承諾を意味しません。ただし企業の準備が進んでいる段階なので、電話も組み合わせて早めに伝えるのが礼儀です。

Q6. 一度辞退した会社に、将来また応募できますか？

応募自体は可能です。数年後の中途採用で再応募し、採用に至った例もあります。辞退時に誠実なメールを送っておくことが、将来の選択肢を狭めないことにもつながります。

Q7. 辞退メールにお詫びの品や手紙は必要ですか？

基本的には不要です。内定承諾後で企業が書類を郵送してきている場合に、返送物へ簡単な送付状を添える程度で足ります。

気持ちよく次の職場へ進むために

内定辞退メールで大切なのは、結論を早く、短く、誠実に伝えることです。件名に用件と氏名を入れ、本文は「お礼→辞退の結論→お詫び→締め」の順で300〜400字にまとめれば、採用担当者に余計な負担をかけずに済みます。

辞退の連絡を済ませたら、入社を決めた企業への承諾手続きや、現職の退職準備に意識を切り替えましょう。転職の場合は、引き継ぎ計画や有給消化のスケジュールを早めに組んでおくと、入社日まで落ち着いて過ごせます。迷いが残っているなら、転職エージェントのキャリアアドバイザーに条件の比較を相談するのも有効な選択肢です。