退職届の書き方ガイド｜退職願との違いとテンプレート

転職先が決まり、いよいよ今の会社に退職の意思を伝える段階になったとき、「退職届と退職願、どちらを出せばいいのか分からない」と迷う方は少なくありません。

この記事では、退職届と退職願の違いから正しい書き方、提出のタイミング、上司への渡し方まで、退職手続きに必要な情報をまとめました。

• 退職届・退職願・辞表の違い
• 縦書き・横書きの書き方テンプレート
• 封筒の選び方と入れ方
• 提出から退職までのスケジュール例
• トラブルを避けるための注意点

退職届・退職願・辞表の3つの違い

退職に関する書類には「退職届」「退職願」「辞表」の3種類がありますが、それぞれ法的な意味合いと使うシーンが異なります。間違えると手続きがやり直しになるケースもあるため、最初に違いを整理しておきましょう。

多くの企業では最初に「退職願」を提出し、会社の承認を得てから正式に「退職届」を出す流れが一般的です。たですし、就業規則に「退職届のみ提出」と定められている会社もあるため、事前に自社の規則を確認しておくことが重要です。

どちらを出すか迷ったら

円満退職を目指すなら、まず退職願から提出するのが無難です。退職届はその名の通り「届け出」であり、会社側に交渉の余地を残さない強い意思表示になります。引き留めの可能性がゼロではない場合や、上司との関係を良好に保ちたい場合は退職願が適しています。

退職届・退職願の書き方テンプレート

退職届と退職願の書き方は、文末以外ほぼ同じです。ここでは縦書き（手書き）と横書き（PC作成）の両方のテンプレートを紹介します。

縦書きテンプレート（手書き推奨）

手書きの縦書きが最もフォーマルな形式とされています。B5サイズの白い便箋（罫線入り可）に黒のボールペンまたは万年筆で書くのが基本です。

注意点として、「私儀」は本文の行末（下端）に小さく書くのがマナーです。「自分ごとで恐縮ですが」という謙遜の意味があるため、行頭に目立つように書くのは避けてください。

横書きテンプレート（PC作成）

近年は横書きのPC作成でも問題ないとする企業が増えています。A4サイズの白い用紙に印刷し、署名欄のみ手書きにするのが一般的です。

フォントは明朝体の10.5〜12ポイントが標準的で、ゴシック体は避けたほうが無難です。余白は上下左右25mm以上を確保すると、封筒に折って入れやすくなります。

退職日の決め方

民法627条では、退職届を提出してから2週間後に雇用契約が終了すると規定されています。たですし、多くの企業では就業規則で「退職の1〜3か月前までに申し出ること」と定めています。法律上は2週間で退職できますが、実務上は就業規則に従うのが円満退職のコツです。

退職日は「月末」にするのが一般的です。月途中で退職すると、その月の社会保険料が自己負担になるケースがあるためです。例えば5月31日退職なら5月分の社会保険料は会社負担ですが、5月15日退職だと5月分は全額自己負担になる可能性があります。

封筒の選び方と入れ方

退職届・退職願を入れる封筒にもルールがあります。「どんな封筒でも大丈夫だろう」と適当に選ぶと、常識を疑われるリスクがあるため注意が必要です。

封筒のサイズと色

• 色: 白の無地（茶封筒は事務用のため不可）
• サイズ: 長形3号（B5用紙を三つ折り）または長形4号（B5を四つ折り）
• 郵便番号枠: なしの封筒を選ぶ（手渡しのため郵便番号枠は不要）

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封筒への入れ方

用紙は三つ折りにして入れます。折り方は、まず下から3分の1を折り上げ、次に上から3分の1を折り下げます。封筒から取り出して広げたとき、右上に「退職届」（または退職願）の文字が見える向きで入れるのがマナーです。

封筒の表書きと裏書き

表面の中央に「退職届」または「退職願」と書きます。裏面の左下に所属部署と氏名を記載します。のり付けする必要はなく、フラップを折り込むだけで問題ありません。たですし、のり付けする場合は封字「〆」を書くのがマナーです。

提出から退職までのスケジュール

退職手続きは提出前の準備から退職日当日まで、複数のステップがあります。一般的な退職までのタイムライン（退職日の2か月前から）を整理しました。

最も重要なステップは「直属の上司への口頭報告」です。いきなり書類を人事部に提出したり、同僚に先に話してしまったりすると、上司の面子をつぶすことになり、退職交渉がこじれる原因になります。

有給休暇の消化タイミング

退職前に残った有給休暇を消化する権利は労働基準法で保障されています。引き継ぎ期間と有給消化期間を逆算して退職日を設定すると、無駄なく消化できます。例えば有給が20日残っている場合、退職日の約1か月前から有給消化に入る計算です。

たですし、引き継ぎが不十分なまま有給消化に入ると、退職後に連絡が来るなどトラブルの元になります。引き継ぎ完了日を上司と合意してから有給消化に入るのが理想的です。

上司への渡し方とNG行動

退職届・退職願は「何を書くか」だけでなく「どう渡すか」も重要です。渡し方を誤ると、退職日まで気まずい雰囲気で過ごすことになりかねません。

正しい渡し方の手順

• 場所: 会議室や個室など、第三者がいない場所で渡す
• タイミング: 業務が落ち着いた時間帯（昼休み直後や夕方がベスト）。月曜朝や繁忙期は避ける
• 言葉: 「お忙しいところ恐れ入ります。ご相談したいことがありますので、お時間をいただけますでしょうか」と前置きしてから面談を申し込む
• 渡すとき: 退職の意思を口頭で伝えた後、封筒を両手で差し出す。封筒の文字が上司から読める向きにするのがマナー

やってはいけないNG行動

• メールやチャットで退職を伝える — 対面で伝えるのが社会人の基本マナーです。リモートワークの場合はビデオ通話を使いましょう
• 上司より先に同僚に話す — 噂が先に広まると上司との関係が悪化するリスクがあります
• 退職理由で会社の悪口を言う — 「一身上の都合」で十分です。不満を述べても退職条件が良くなることはほとんどありません
• 繁忙期の直前に突然提出する — 引き継ぎ期間を十分に確保できるタイミングを選ぶのが配慮です

会社都合退職の場合の注意点

リストラや倒産などの会社都合で退職する場合は、退職届の書き方に注意が必要です。誤って「一身上の都合」と書くと、失業保険の受給条件が大幅に不利になります。

会社都合退職の場合は、退職届の理由欄に「部門廃止のため」「事業縮小に伴う人員整理のため」など、具体的な理由を記載してください。会社から「一身上の都合と書いてほしい」と求められても、安易に応じないことが重要です。

万が一、会社都合退職なのに自己都合として処理された場合は、ハローワークで異議申し立てが可能です。退職に至った経緯のメール・通知・録音などの証拠を保全しておくことをおすすめします。

よくある質問

Q. 退職届は手書きとPC作成、どちらが正しいですか？

法律上はどちらでも有効です。手書きのほうがフォーマルとされていますが、近年はPC作成でも問題ない企業がほとんどです。署名欄だけは手書きにするのが最も一般的なスタイルです。就業規則にフォーマットの指定がある場合はそちらに従ってください。

Q. 退職届を出した後に撤回できますか？

退職願は会社が承認するまで撤回可能ですが、退職届は原則として撤回できません。退職届は「届け出」であり、提出時点で法的効力が生じます。迷いがある場合は、まず退職願を提出するのが安全です。

Q. 退職届に印鑑は必要ですか？

法律上は印鑑がなくても有効ですが、ビジネスマナーとして認印を押すのが一般的です。シャチハタ（インク浸透印）は避け、朱肉を使う三文判以上の印鑑を使いましょう。氏名の最後の文字に少し重なるように押すのが正式な押印位置です。

Q. 退職届は郵送で出してもいいですか？

手渡しが原則ですが、パワハラで出社できない場合や体調不良で長期休職中の場合は郵送も認められています。郵送する場合は内容証明郵便を使うと、「届いていない」というトラブルを防げます。費用は約1,300円（内容証明480円＋配達証明350円＋基本料金）です。

Q. 退職届を出すのは何日前までですか？

民法627条では退職日の2週間前が法的な最低ラインです。ただし就業規則で「1か月前」「2か月前」と定めている企業が多いため、就業規則の期限に従うのが無難です。引き継ぎ期間を考慮すると、実務上は1.5〜2か月前の提出がスムーズです。

Q. 有給消化中に退職届を出せますか？

有給消化中でも退職届の提出は可能です。たですし、退職の意思表示は有給消化に入る前（引き継ぎ期間中）に済ませておくのが一般的です。有給消化中に突然退職届を出すと、引き継ぎ不足でトラブルになるリスクがあるため注意してください。

Q. 転職先が決まっていない場合の退職届はどう書きますか？

転職先の有無に関係なく、退職届の書き方は同じです。退職理由は「一身上の都合」で統一して問題ありません。面談で詳しい理由を聞かれた場合も、「今後のキャリアについて考えたい」程度の回答で十分です。転職先の社名を伝える義務はありません。

次のキャリアに向けて準備を始めよう

退職届・退職願の書き方は、正しい形式を守れば難しいものではありません。ポイントは「就業規則の確認」「退職願から提出」「上司に口頭で先に伝える」の3つです。

退職理由は「一身上の都合」で通し、会社都合の場合のみ具体的な理由を記載するという使い分けを覚えておけば、多くのケースに対応できます。

退職手続きがスムーズに進めば、次のキャリアへの準備に集中できるようになります。転職エージェントへの登録や面接対策など、退職日が決まったら並行して転職活動を進めておくと、ブランク期間を最小限に抑えられます。